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PRENOTAZIONI VELOCI: SI GESTISCONO COSÌ

Tra i tanti vantaggi offerti dal nuovo programma di gestione del circolo, offerto gratuitamente dalla Fit ai propri affiliati, c'è un comodo pannello online per prenotare i campi

di Enzo Anderloni | 05 ottobre 2015

Tra i tanti vantaggi offerti dal nuovo programma di gestione del circolo, offerto gratuitamente dalla Fit ai propri affiliati, c'è un comodo pannello online per prenotare i campi. Seguite passo per passo la guida di SuperTennis

Va detto subito: questa è una guida dalla parte dei circoli. Tratteremo nel dettaglio come utilizzare il nuovo sistema gestionale gratuito che la Fit ha messo a disposizione dei propri affiliati proprio dal “lato circoli”. Le schermate e i pannelli che vedrete qui illustrati e spiegati sono quelli cui faranno riferimenti i gestori, le segreterie, i dirigenti dei club. Non i soci o i singoli utenti. Che pure potranno trarre vantaggio dalle varie innovazione garantite dal software sviluppo dalla Federazione con TeamSystem Wellness e Wansport.com.

Fatta questa doverosa precisazione, possiamo addentrarci nel pannello d'amministrazione e andare a scoprire come funziona il sistema di prenotazioni.

In segreteria

Poniamo di essere seduti al desk della segreteria di un circolo quando un socio arriva e chiede un campo per la sera. Dal nostro computer sarà sufficiente accedere al nostro pannello d'amministrazione (dopo averne richiesto l'attivazione gratuita su www.federtennis.it/GestionaleCircoliFit): è la prima voce del menù a sfondo scuro di sinistra, “pannello”. Ci comparirà una schermata formata da quadrati di diversi colori. Sulla colonna di sinistra i nomi dei campi a disposizione del nostro club, verticalmente la divisione in fasce orarie (il tutto è personalizzabile, come vedete nelle schermate in queste pagine). A questo punto basta uno sguardo: i quadrati verdi corrispondono alle ore prenotabili e ai campi liberi; in rosso le ore già precedentemente prenotate; in nero le ore “bloccate”, senza la possibilità di effettuare una prenotazione.

Basta un click

Poniamo il caso che il socio di fronte a noi voglia prenotare un'ora dalle 20 alle 21 sul campo n.3. Se il quadratino corrispondente è di colore verde, dunque disponibile alla prenotazione, non si fa altro che cliccarci sopra. A questo punto apparirà una schermata nella quale precisare se la prenotazione vale un'ora o due, se si tratta di un singolo o di un doppio e di identificare il nome del prenotante. Per farlo basta scrivere le prime lettere del nome del socio in questione, poniamo si chiami Franco Rossi, nella barra di scrittura in bella evidenza. Come succede per Google, per intenderci, dopo qualche lettera il sistema scoverà i nomi corrispondenti. Basterà quindi scegliere il profilo corretto del socio in questione e cliccarci sopra. Questi sarà il prenotante: accanto al suo nome verranno mostrati i dettagli della prenotazione e la quota prevista dal listino prezzi associata al campo o ai campi. A questo punto, possiamo decidere di proseguire con un pagamento immediato (tramite borsellino elettronico del socio, ne parleremo nelle prossime uscite) oppure differito. Una volta scelta la modalità è possibile aggiungere uno o più giocatori, che non saranno prenotanti, ma ai quali verrà comunque automaticamente caricata la loro quota (diversa a seconda che siano soci, non soci, ospiti…). Ognuno potrà poi scegliere il proprio metodo di pagamento preferito, borsellino elettronico o contanti.

Quante funzionalità

Il processo si esaurisce qui, una volta giocata l'ora verrà poi contabilizzata ed entrerà nella sezione “movimenti di cassa”, oggetto di approfondimento nelle prossime uscite. In realtà però le potenzialità del sistema gestionale targato Fit, anche semplicemente in relazione alla possibilità di prenotare i campi, non finisce qui. Sì, perché sempre in sede di prenotazione è possibile stabilire se usufruire di servizi extra (illuminazione o riscaldamento, per esempio), di invitare altri giocatori, oppure prenotare un campo e attendere che qualche altro tennista si unisca alla festa. Una marea di possibilità dunque, tutte da sfruttare per rendere il lavoro sempre più snello, ordinato, pulito. E più semplice da contabilizzare in una seconda fase.

Come configurare i campi

Ogni circolo può configurare i propri campi come meglio crede, gestendo così in modo del tutto personalizzabile ogni tipo di prenotazione. Innanzitutto vanno inserite le specifiche dei vari campi, nome (esempio: Campo 1 oppure Court Wimbledon), superficie e altre informazioni facoltative. Poi si possono assegnare le fasce orarie. Esempio: il mio club dispone di tre campi, due in terra e uno in sintetico. Posso decidere di impostare il sistema affinché il cambio dell'ora avvenga allo scoccare dell'ora stessa, alla mezz'ora, a 15 minuti o a 45. E posso assegnare diverse fasce per ogni singolo campo: restando nell'esempio, posso decidere di far cambiare all'ora sui campi in terra e alla mezz'ora sul sintetico, o viceversa. Posso anche decidere quali sport assegnare a un dato campo (esempio: tennis, tennis in carrozzina, paddle), e a chi concedere il diritto di prenotare in determinati giorni o fasce orarie (esempio: sabato, domenica e dalle 17 alle 20 in settimana soltanto ai soci, lunedì dalle 14 alle 16 soltanto ai maestri e così via). Inoltre, si può stabilire che un campo sia prenotabile on-line o meno. Per ogni campo si può personalizzare anche il listino dei prezzi orari, a seconda della tipologia del prenotante. Il socio avrà tariffe agevolate, così come il maestro, mentre il non-socio o gli ospiti avranno prezzi differenti.

Subito e gratis: ecco come

richiedere attivazione e assistenza

Il Sistema Gestionale Fit gratuito per tutti i club affiliati e può essere richiesto direttamente online all’indirizzo www.federtennis.it/GestionaleCircoliFit dove bastano un paio di minuti. Il tempo di compilare un form con i dati principali riguardanti la propria struttura. Dati che comprendono il proprio codice Fit, la ragione sociale, l’indirizzo e poco altro. Una volta effettuata tale operazione verranno lanciate le procedure di caricamento e, quando queste saranno ultimate, il pannello di controllo sarà già attivo tramite le credenziali che il club richiedente riceverà via email. Per ogni altro dettaglio, informazione o dubbio, è a disposizione un indirizzo email dedicato al quale rivolgere domande (gestionalecircolifit@federtennis.it) e una help-line telefonica allo 02 21116016 con orario 9.30-12.30 e 16.00-19.30.